Van concept tot evaluatie: Het full service traject

Waarom kiezen voor een full service traject?

Veel bedrijven onderschatten hoeveel schakels bij eventorganisatie komen kijken: concept, planning, locatie, techniek, catering, communicatie, logistiek en nazorg.
Een full service partner neemt die complexiteit in handen en zorgt voor een aanspreekpunt en volledige ontzorging.

De voordelen van full service eventorganisatie:

• Efficiëntie: minder coördinatie, minder stress, meer tijd voor de inhoud.
  
  
• Creatieve consistentie: alles – van uitnodiging tot decor – sluit visueel en inhoudelijk op elkaar aan.
  
  
• Professionele uitvoering: ervaren partners garanderen kwaliteit op elk niveau.
  

Een event wordt pas echt sterk als het geheel klopt — niet alleen tijdens, maar ook voor en na het event.

Stap 1: Concept en strategie

Elk traject begint met luisteren. Wat wil je bereiken en bij wie?
We vertalen jouw bedrijfsdoelstellingen naar een concreet eventconcept met een duidelijk doel en boodschap naar de juiste doelgroep.

In deze fase bepalen we:

• Type event (intern, extern, B2B, B2C, hybride).
  
  
• Kernboodschap en gewenste emotie.
  
  
• Doelen: brand awareness, leadgeneratie, teambuilding of klantloyaliteit.
  
  
• Eerste inschatting van budget en planning.
  

Een sterk concept is het fundament van een geslaagd event.

Stap 2: Creatieve invulling en ontwerp

Van branding tot beleving — hier krijgt het event vorm.
We vertalen de strategie naar een visueel en inhoudelijk concept dat perfect bij jou past.

Wat we ontwikkelen:

• Naam, thema en tone of voice.
  
  
• Grafisch design (uitnodigingen, visuals, signage).
  
  
• Decor, styling en scenografie.
  
  
• Eventflow en storytelling.
  

Alles wordt afgestemd op het DNA van je organisatie, zodat het event herkenbaar en onderscheidend is.

Stap 3: Planning en logistiek

Een vlekkeloze uitvoering vraagt precisie.
We coördineren leveranciers, briefen teams en bewaken deadlines en timing.

Concrete stappen:

• Selectie van de ideale locatie in Leuven, Zaventem of Vlaams-Brabant.
  
  
• Catering, techniek, licht en geluid.
  
  
• Opbouwplanning en draaiboek.
  
  
• Contact met leveranciers, partners en sprekers.
  

Zo zorgen we dat elk onderdeel naadloos samenvalt — zonder dat jij de details moet opvolgen.

Stap 4: Productie en uitvoering

De dag van het event is de culminatie van alle voorbereidingen.
Ons team coördineert de opbouw, begeleidt leveranciers en zorgt dat de flow klopt van eerste ontvangst tot laatste toast.

Tijdens het event:

• Check-in en ontvangst van gasten.
  
  
• Aansturing techniek, catering en timing.
  
  
• Begeleiding van sprekers of performers.
  
  
• Live opvolging en probleemoplossing ter plaatse.
  

Ons doel: jij focust op de gasten, wij zorgen voor al de rest.

Stap 5: Evaluatie en opvolging

Na afloop stopt het werk niet. De evaluatiefase maakt het verschil tussen een goed en een beter event.
We analyseren de resultaten en trekken conclusies voor volgende edities.

Wat we evalueren:

• Opkomst vs. inschrijvingen.
  
  
• Feedback van deelnemers.
  
  
• KPI’s rond engagement, leads of media-impact.
  
  
• Efficiëntie van logistiek en planning.
  

Zo wordt elk event een leerproces dat de basis legt voor een nog sterkere volgende editie.

Het resultaat: rust, overzicht en impact

Door het hele traject bij één ervaren partner te centraliseren, ontstaat rust en vertrouwen.
Je behoudt de controle over de visie, terwijl wij zorgen voor uitvoering, detail en perfectie.

Full service betekent bij 3hoog:

• Eén aanspreekpunt voor concept, uitvoering en evaluatie.
  
  
• Transparante communicatie en planning.
  
  
• Creatieve en professionele omkadering.
  
  
• Totale ontzorging voor jou en je team.
  
  

We geloven niet in losse evenementen, maar in duurzame samenwerkingen waarin elk event een bouwsteen wordt in het grotere merkverhaal.