Eigen catering of een externe traiteur: wat betekent dat voor je event in Leuven?

Drie modellen achter één woord

"Catering inbegrepen" betekent niet overal hetzelfde. Er zijn drie modellen, en het verschil bepaalt je budget, je keuzevrijheid en hoeveel je zelf moet regelen.

Een eigen keuken. De locatie kookt zelf, met eigen koks en eigen personeel. Eén contract, één aanspreekpunt, en de kortste afstand tussen keuken en bord.

Een vaste partner. De locatie werkt exclusief met één traiteur. In de praktijk voelt dat als een eigen keuken, maar je hebt twee partijen en soms twee facturen.

Vrije keuze. Je brengt zelf een traiteur mee. Maximale vrijheid, maar ook de meeste posten die je niet ziet aankomen.

Wat je wint met een eigen keuken

De afstand tussen keuken en tafel is het verschil tussen een warm en een lauw bord, vooral bij een zittend diner vanaf ongeveer 150 gasten. Een keuken in het gebouw betekent ook dat het personeel de zaal kent: ze weten waar de doorgangen zijn, hoe lang een ronde duurt en waar het tijdens de omschakeling vastloopt. Dat is ervaring die een externe traiteur op jouw avond nog moet opdoen.

Bijkomend voordeel: bij één partij hoef je bij een probleem niet uit te zoeken wie verantwoordelijk is.

Wat je wint met vrije keuze

Een eigen traiteur is zinvol wanneer het eten het event is. Een specifieke keuken, een chef waarmee je al werkt, een formule die buiten het standaardaanbod valt, of strikte eisen rond dieetwensen en allergieën die een vaste keuken niet vlot aankan. In die gevallen weegt de vrijheid zwaarder dan het gemak.

De kosten die niet in de eerste prijsopgave staan

Vergelijk je een zaal met eigen catering tegen een zaal met vrije keuze, dan vergelijk je zelden hetzelfde. Vraag bij vrije keuze expliciet naar deze posten.

Keukenhuur of een vergoeding voor het gebruik van de professionele keuken. Afwas en linnen, en of dat bij de zaal of bij de traiteur zit. Zaalpersoneel voor het uitserveren en afruimen. Een vergoeding op dranken die je zelf meebrengt. Opbouw- en afbraakuren buiten de gehuurde tijdsblokken. En afvalverwerking, die vaker apart wordt gefactureerd dan je verwacht.

Dranken zijn een apart gesprek

Catering en dranken worden vaak in één adem besproken en apart gefactureerd. Vraag of de bar van de locatie is of van de traiteur, of je zelf dranken mag meebrengen en tegen welke vergoeding, en hoe er wordt afgerekend: per verbruik, per forfait of per uur open bar. Dat laatste is bij een avondevent de post die het meest afwijkt van de begroting.

Wat je vraagt bij een zaalbezoek

Kookt de locatie zelf, werkt ze met een vaste partner of is de keuze vrij. Ligt de keuken in het gebouw en hoe ver van de zaal. Welke posten komen bovenop de menuprijs. Wie serveert uit en ruimt af. Hoe gaat de keuken om met dieetwensen en allergieën. En wie is op de dag zelf verantwoordelijk voor de timing van de gangen.

Catering en locatie samen via 3hoog

3hoog regelt locatie, catering, techniek en coördinatie via één vast aanspreekpunt, zodat de timing van de gangen en het draaiboek van de avond bij dezelfde partij zitten. Dat kan in onze eigen locaties, Brightspace in Leuven (Haasrode) en Kasteeldomein Vijverhof in Bierbeek, of in een locatie op maat uit ons netwerk, voor bedrijfsevents en privé-events. Lees ook welke locaties parking, catering en techniek combineren, of bekijk de eventlocaties en vertel ons je plan.