Studio AEtelier - BSP Event (26).JPG

VEELGESTELDE VRAGEN ROND WEBINARS

Wat is een webinar en hoe begin ik eraan? Wij helpen je graag verder en sommen hieronder enkele belangrijke vragen en antwoorden op.

  • Wat is een webinar?

  • Waarom een webinar organiseren?

  • Wat heb je nodig voor een webinar?

  • Welke software of webinarplatform heb je nodig?

  • Waar moet je op letten bij een webinar?

  • Wat is de kostprijs van een webinar?

  • Wat zijn de voordelen van een professioneel webinar?

 

WAT IS EEN WEBINAR?

Een webinar is een samenvoeging van de woorden ‘web’ en ‘seminar’.

Het is een lezing, workshop, college of soortgelijke presentatie of vorm van kennisoverdracht die plaatsvindt via het internet. Deelnemers kunnen het seminar rechtstreeks op hun eigen computer volgen en de spreker zien en horen. 

WAAROM EEN WEBINAR ORGANISEREN?

Een webinar is een vorm van one-to-many communicatie: dit houdt in dat een presentator vanuit één locatie een grote en gerichte groep kijkers online bereikt. Omwille van de huidige coronamaatregelen kan bijeenkomen niet altijd en kies je beter voor een digitaal alternatief.

Enkele belangrijke voordelen van een webinar:

  • Flexibele inhoud: mix van media zoals Powerpoint slides, interviews, getuigenissen, videoreportages, interactie d.m.v. pollvragen, live chat, …

  • Laagdrempelig en efficiënt

  • Interactie met jouw doelgroep

  • Geen verplaatsing voor de deelnemers

  • Mogelijkheid tot later (her)bekijken

  • Verschillende doeleinden zoals interne communicatie, opleidingen, conferenties, productvoorstellingen, …

WAT HEB JE NODIG VOOR EEN WEBINAR?

Voorbereiding:

  • Bepaal jouw doelstellingen en gewenst resultaat van je webinar

  • Bepaal de inhoud en zoek gepaste sprekers

  • Bekijk welke webinarvorm geschikt is: live of eerder vooraf opgenomen? Of een combinatie van een live event met een aantal prérecorded video’s?

  • Bekijk welk platform het meest geschikt is voor jouw doelgroep. Welke interactiemogelijkheden vind jij belangrijk (pollvragen, chat, call to actions, enquête, …) en welk platform is daarvoor geschikt? 3hoog geeft graag raad en helpt jou bij de keuze van het geschikte platform.

Hierbij alvast een aantal belangrijke vragen en enkele tips:

  • Bepaal hoe je het wil aanpakken: zorg je zelf voor het technische materiaal of schakel je liever een professional in? Enkele items die je nodig hebt: een laptop, camera, microfoon, een rustige ruimte en een stabiele internetverbinding.

  • Modereer je het webinar zelf of plan je hier liever een externe moderator voor? 3hoog kan ervaren moderators voorzien. Wat is de rol van een professionele moderator? Dit is iemand die:

    • Het webinar en de spreker introduceert;

    • De polls lanceert en een samenvatting geeft van de resultaten;

    • De chatvragen buffert, groepeert en aan de spreker stelt;

    • In interactie gaat met de spreker;

    • Bij het einde, het webinar afrondt.

  • Schrijf een script uit en oefen met de sprekers

  • Een bonus zoals bijvoorbeeld een gratis checklist of een link naar meer informatie, aan het einde van het webinar geven, zorgt voor een extra incentive om de deelnemers het volledige webinar te volgen.

  • Promotie van het webinar:

    • Hoe maak je het webinar bekend?

  • Hoe verlopen de registraties of inschrijvingen? Verzamel je die op een aparte website of via het webinarplatform?

  • Welke communicatie doe je eens een deelnemer is ingeschreven? Denk zeker aan herinneringsmails voor het webinar start.


Dru-run of repetitie:

  • Doe een technische test voor camera en geluid. Hoe komt alles over in beeld?

  • Zorg dat alle sprekers weten wat er van hen verwacht wordt (welke pollvragen stellen ze, waar kunnen ze de chat volgen, wie kondigt wie aan?, …)


Dag zelf:

  • Doe een repetitie of dry-run van het webinar

  • Showtime: Zorg voor een kort en krachtig webinar

  • Gebruik regelmatig interactie om de deelnemer geboeid te houden

  • Zorg voor een opname, zodat ook andere deelnemers later kunnen kijken



Achteraf:

  • Evalueer het webinar o.b.v. statistieken

  • Zorg voor opvolgingsacties naar de deelnemers toe

Veel succes!

WELKE SOFTWARE OF WEBINARPLATFORM HEB JE NODIG?

Kies voor een webinarplatform dat bij jouw doelgroep past.

Heb je een doelgroep die voornamelijk op sociale media zit? Waarom dat geen Facebook of Instagram Live sessie plannen? Of geef je een opleiding aan collega’s die erg gewoon zijn om MS Teams of Zoom te gebruiken? Of kies je voor een webbased platform waarvan je de deelnemers gewoon een link bezorgt?

Een ideaal platform is:

  • Gebruiksvriendelijk voor de deelnemer. Een app downloaden of een gebruikersaccount aanmaken zorgt dat er al heel wat deelnemers gaan afhaken. Maak de toegang zo gebruiksvriendelijk mogelijk, zoals een webbased platform.

    • Check zeker welke browsers er ondersteund worden door jouw gekozen platform (bv. Google Chrome, Firefox, MS Edge, …)

  • Gebruiksvriendelijk voor de organisator. Rechtstreekse communicatie naar de deelnemers via het platform (zoals bevestingsmail en herinnering voor het webinar) bespaart jou heel wat tijd en kopzorgen!

  • Geeft heel wat statistieken over de deelnemers, zoals kijktijd, interactie, een logboek van chat, enquêteantwoorden

  • Interactief: je kan polls instellen, kijkers hebben de mogelijkheid om vragen te stellen, publiek en privé te chatten, call to action gebruiken en enquêtevragen opstellen

WAAR MOET JE OP LETTEN BIJ EEN WEBINAR?

  • Houd rekening met jouw doelgroep om dag en tijdstip te bepalen.

    • Zijn er kijkers of sprekers uit het buitenland? Houd dan ook rekening met hun tijdszone.

  • Houd een repetitie of dry-run (zowel technisch als inhoudelijk).

  • Zorg voor een korte en bondige inhoud! Hou de aandacht van de kijkers vast en breng de boodschap op een leuke manier over.

    • Tip: vergelijk de inhoud van een webinar niet met die van een fysiek event. Kijkers zijn sneller afgeleid door wat er rond hen gebeurt en zijn misschien tijdens het webinar nog met andere zaken bezig zoals mailtjes beantwoorden.

  • Interactie zorgt voor meer betrokkenheid van de deelnemers

    • Tip: Vraag op voorhand input aan je doelpubliek rond de inhoud/ thema’s

  • Nog enkele praktische tips:

    • Houd de introductie krachtig, maar vergeet geen praktische mededelingen (zoals gebruik van chat en pollvragen)

    • Beweeg niet teveel in beeld

    • Gebruik een kwaliteitsvolle camera & microfoon (niet zo storend als luisterend naar een krakend geluid)

    • Maak oogcontact met de kijkers, gebruik geen afleespapieren, maar projecteer je tekst voor of achter de camera (zoals een autocue)

    • Zorg voor een rustige achtergrond

    • Doe geen kleding met fijne print of lijntjes aan en let op met juwelen die een storend tikkend geluid maken

    • Gebruik slides die je boodschap visueel kracht bijzetten

WAT IS DE KOSTPRIJS VAN EEN WEBINAR?

De kostprijs van een webinar kan erg uitéénlopend zijn, omdat er veel variatie mogelijk is.


Afhankelijk van jouw doelstelling en budget bekijk je best wat voor jou kan. Er zijn heel wat simpele webinar tools die gratis of relatief goedkoop zijn. Met een microfoon en laptop met webcam heb je voldoende om een éénvoudig webinar op te zetten.

Pak je het liever professioneel aan, maak dan gebruik van een professionele variant met kwalitatieve audio- en videoapparatuur. Dit kan in een webinarstudio of op een eigen locatie met een flexibele studio. Vaak ziet het beeld er professioneler uit, o.a. door meer mogelijkheden tot ‘branding’. Voor de organisator biedt deze optie een ontzorging qua techniek en organisatie.

De kosten van een webinarstudio variëren afhankelijk van de duur van de uitzending, het aantal camera’s dat gebruikt wordt, aantal sprekers en welk platform je verkiest. Wil je vrijblijvend een prijsindicatie kennen? Wij helpen je graag verder!

WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN PROFESSIONEEL WEBINAR?

Full service dienstverlening

  • Jij kan je voor de volle 100% focussen op de inhoud.

  • Wij stellen steeds een pakket op maat samen: opleidingen, moderator, producer, montage, animaties, vertaling en ondertiteling, visagie, …


Gecontroleerde omstandigheden

  • Professionele opnamestudio.

  • Decor of greenkey, verlichting, videoregie en camera’s zijn standaard aanwezig. Hierdoor kan ons grafisch team een virtuele studio volledig op jouw maat ontwerpen!

  • Een internationale spreker of last-minute in quarantaine: Sprekers kunnen inbellen vanuit een eigen locatie.

  • Live, semi-live, op voorhand opgenomen: de keuze is aan jou.

Maximale ontzorging

  • 3hoog zorgt voor de nodige productiebegeleiding.

  • Wij denken mee na over alle praktische zaken en zorgen voor een optimale voorbereiding.

  • We voorzien catering en drank in een aparte cateringruimte.

  • Er zijn individuele loges aanwezig waar sprekers zich kunnen voorbereiden.